Integritetspolicy

1. Personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter via Helpio är:

Helpio AB, org.nr 559582-5125, e-post: privacy@helpio.nu.

2. Vår roll: ansvarig och biträde

Helpio har två roller i dataskyddssammanhang:

• Personuppgiftsansvarig för uppgifter om våra egna konto-, kontakt- och faktureringskontakter samt webbplatsbesökare.
• Personuppgiftsbiträde för de personuppgifter som du som kund lägger in och behandlar i plattformen ("Kunddata"). Där är du personuppgiftsansvarig och Helpio behandlar uppgifterna enligt dina instruktioner och ett personuppgiftsbiträdesavtal (se avsnitt 7).

3. Vilka personuppgifter vi samlar in

3.1 Konto- och kontaktuppgifter

• Namn, e-postadress, företagsnamn
• Telefonnummer (om det lämnas)
• Faktureringsinformation (företagsnamn, adress, momsnummer)

3.2 Användningsdata

• IP-adress, webbläsartyp, enhetstyp
• Besökta sidor, använda funktioner, tidsstämplar
• Aggregerad analysdata

3.3 Kunddata och supportdata

• Innehåll som du och dina användare lägger in i plattformen (CRM, ärenden, fakturor, projekt m.m.)
• Ärende- och chattinnehåll samt bilagor
• Kunskapsbasinteraktioner

4. Ändamål och rättslig grund

Behandling av Kunddata sker enligt ditt uppdrag som personuppgiftsansvarig och regleras i personuppgiftsbiträdesavtalet.

5. Datalagring och infrastruktur

Personuppgifter behandlas inom EU/EES. Vår primära infrastruktur är Scaleway (Iliad Group, Frankrike), en EU-ägd molnleverantör. Vissa underbiträden vi använder (se avsnitt 7) har moderbolag utanför EU men behandlar uppgifterna i EU-region. För sådana behandlingar tillämpas lämpliga skyddsåtgärder – EU-US Data Privacy Framework och/eller standardavtalsklausuler – samt personuppgiftsbiträdesavtal.

6. Lagringstid

• Kontodata: under kontots livstid plus 30 dagar efter radering
• Faktureringsdata: 7 år enligt bokföringslagen
• Kunddata och supportdata: under kundrelationen, raderas eller återlämnas inom 90 dagar därefter enligt avtal
• Användningsanalys: aggregeras och anonymiseras inom 26 månader

7. Underbiträden och delning av data

Vi säljer aldrig personuppgifter. Vi anlitar följande underbiträden, alla med behandling inom EU/EES och bundna av personuppgiftsbiträdesavtal enligt GDPR art. 28:

Företagskunder kan teckna ett personuppgiftsbiträdesavtal (DPA) med oss; kontakta privacy@helpio.nu.

8. Dina rättigheter

Enligt GDPR har du rätt till tillgång (art. 15), rättelse (art. 16), radering (art. 17), begränsning (art. 18), dataportabilitet (art. 20), invändning (art. 21) och att återkalla samtycke (art. 7.3). Kontakta privacy@helpio.nu, så svarar vi utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad. Avser begäran Kunddata hänvisar vi den till den kund som är personuppgiftsansvarig.

9. Cookies

Vi använder endast strikt nödvändiga cookies. Vi använder inga reklam- eller spårningscookies. Eventuell analys är integritetsvänlig och anonymiserad.

10. AI-funktioner

Plattformen kan innehålla AI-stöd (t.ex. förslag och sammanfattningar). AI:n fattar inte beslut med rättsliga följder eller liknande väsentlig påverkan enbart automatiserat; en människa fattar beslut. Kunddata används inte för att träna externa leverantörers modeller utan rättslig grund och avtalsstöd. AI-funktionerna tillhandahålls av Google Cloud (Vertex AI) i EU, med Anthropics Claude-modeller. Personuppgifter i fritext pseudonymiseras innan de skickas. En arbetsyta kan stänga av all AI under Inställningar → AI → AI-funktioner, och då skickas ingenting till AI-leverantören.

11. Säkerhetsåtgärder

Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder och arbetar utifrån ett ledningssystem för informationssäkerhet (med ISO/IEC 27001 som mål). Åtgärderna inkluderar kryptering under överföring (TLS) och i vila, rollbaserad åtkomstkontroll med central identitetshantering och MFA, loggning av åtkomst, säker utveckling med sårbarhetsscanning samt rutiner för incidenthantering.

12. Personuppgiftsincident

Vid en personuppgiftsincident som rör uppgifter där vi är ansvariga anmäler vi till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) inom 72 timmar när så krävs. När vi är biträde underrättar vi berörd kund utan onödigt dröjsmål.

13. Tillsynsmyndighet

Du har rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), Box 8114, 104 20 Stockholm, imy.se.

14. Mobilappar (Google Play och App Store)

När du använder våra mobilappar (iOS/Android) kan vi behandla samma kategorier av uppgifter som via webben, samt enhetsinformation och appspecifika identifierare som krävs för funktion, säkerhet och support. Apparna begär endast de behörigheter som behövs för efterfrågade funktioner (t.ex. notiser, kamera eller filåtkomst vid uppladdning), och du kan styra behörigheter i enhetens inställningar. Vi visar ingen reklam och använder ingen spårning över appar eller webbplatser för reklamändamål. Eventuella tredjeparts-SDK:er begränsas till vad som krävs för drift och redovisas i appens datasäkerhetsuppgifter på respektive plattform (Google Play Datasäkerhet och Apples integritetsinformation). Tjänsten riktar sig till företag och är inte avsedd för barn; vi samlar inte medvetet in uppgifter om barn under 13 år.

15. Radering av konto och uppgifter

Du kan när som helst begära radering av ditt konto och dina personuppgifter, även från mobilappen. Begär radering under kontoinställningar i tjänsten eller genom att mejla privacy@helpio.nu. Vi raderar eller anonymiserar dina personuppgifter inom 90 dagar, med undantag för uppgifter vi enligt lag måste spara (t.ex. faktureringsunderlag enligt bokföringslagen). Begäran kan göras även utan att appen är installerad genom att kontakta oss på ovanstående adress.

16. Ändringar av denna policy

Vi kan uppdatera denna policy. Väsentliga ändringar meddelas via e-post eller på webbplatsen. Fortsatt användning efter ändringar innebär godkännande.

17. Användardata från Google (Gmail, Google Kalender och Google Drive)

När du eller din organisation ansluter ett Google-konto till Helpio använder Helpio Google-data bara för de funktioner ni har slagit på:

• Gmail (gmail.readonly, gmail.send): Helpio läser meddelanden i en ansluten supportinkorg och gör dem till ärenden, och läser mejl i en ansluten personlig brevlåda för att visa korrespondens med kunder och kontakter som redan finns i CRM:et som aktiviteter på kunden. Användaren väljer vilka mejl som läses och vem som ser dem. Helpio skickar mejl från kontot bara när en användare klickar Skicka.
• Google Kalender (calendar.events): möten som bokas i Helpio skapas som händelser i användarens kalender, och ändringar i de händelserna läses tillbaka så att mötet i Helpio stämmer.
• Google Drive (drive.file): när en arbetsyta väljer Google Drive som fillagring skapar Helpio en rotmapp och en mapp per kund i det anslutna kontots Drive, sparar uppladdade dokument och de PDF:er Helpio skapar där, visar de filerna i Helpio och flyttar en fil till papperskorgen i Drive när användaren tar bort den. Helpio når bara filer och mappar som Helpio själv har skapat, inte resten av ert Drive.
• E-postadressen för det anslutna kontot (userinfo.email), för att visa vilket konto som är kopplat.

Lagring. Google-data som Helpio sparar, som mejlinnehåll i ärenden och aktiviteter, kalenderhändelser och referenser till filer, lagras krypterat inom EU (se avsnitt 5). Åtkomsttoken lagras krypterade. Filer i Google Drive ligger kvar i ert eget Drive.

Delning. Vi säljer aldrig Google-data och delar den inte med andra, utom med underbiträdena i avsnitt 7 i den mån det behövs för att tillhandahålla funktionerna, med ert uttryckliga samtycke, eller när lag kräver det.

Ingen reklam och ingen AI-träning. Google-data används inte för reklam, inte för att bygga användarprofiler och inte för att träna eller förbättra allmänna AI-modeller. Ingen hos Helpio läser er Google-data, utom med ert uttryckliga samtycke för ett visst ärende (till exempel support), för att utreda säkerhetsincidenter eller missbruk, eller när lag kräver det.

Limited Use. Helpios användning av information som tas emot från Googles API:er, och överföring av den till andra appar, följer Google API Services User Data Policy, inklusive kraven på begränsad användning (Limited Use requirements).

Återkalla åtkomsten. Ni kan när som helst koppla från kontot i Helpio (Inställningar → E-post, Profil → Personlig e-post eller Inställningar → Fillagring) eller återkalla åtkomsten på myaccount.google.com/permissions. Då slutar Helpio hämta data från kontot. Data som redan sparats raderas enligt avsnitt 6 och 15, eller tidigare på begäran till privacy@helpio.nu.

18. Kontakt

Frågor om denna policy eller dataskydd: privacy@helpio.nu.